Google 資料夾[分享] 試用筆記

[Share Folders in Google ]報導：[Google 文件]新增分享的功能，讓使用者能夠將整個資料夾開放給任何人檢視，甚至編輯，成為一個共享的、公用的資料夾。只要透過公開資料夾的網址，任何人¹都可以進來檢視，或者是編輯文件。

本來 Google 針對個別文件就可以設定與任何人共享（包括檢視、編輯），現在利用資料夾分享，進一步擴大文件分享的範圍。

與文件分享完全相同的設定方法，資料夾分享可以設定為：僅供檢視，或同時提供編輯，設定的同時即提供外連的網址。

資料夾分享設定值的效力，原則上及於資料夾裡所有的文件及子資料夾，也就是說，資料夾若是設定為開放給任何人都可編輯，裡面的所有的文件及子資料夾也會一併對外開放。但是，使用者可以針對個別的文件或子資料夾作不同的設定，甚至關掉分享。不過，由於管理界面對這些不同設定的圖示及訊息，並沒有很明確清楚的區別，所以建議不要將不同設定的文件全部放在同一個資料夾裡面，最好再區分公開、及不公開子資料夾兩種，將絕對不公開的文件單獨放在一個不公開的資料夾裡，以免發生意外。

完全公開的資料夾（檢視＋編輯）裡面的文件及子資料夾可以作個別的限制。同樣的，限制公開的資料夾（僅能檢視）裡面的文件及子資料夾也可以作個別的限制，或者完全公開。

Google 用資料夾取代原先的 tag ，一筆文件可以用拖曳的方法（不是移動、move）分存在數個資料夾裡，所謂的「分存」，文件仍是一筆，但同時顯示在數個資料夾裡。所以Google 的資料夾和XP等作業系統裡的檔案目錄不同，Google 的資料夾其實仍是 tag ，而且是具有結構層次的tag。Google 發明這種資料夾，顯然是為了讓傳統電腦使用者很容易的接受Google 文件作業系統，而且也保留tag 的優點，讓習慣使用tag的使用者繼續tag，再加上網路即時分享的強大功能，以及版本權限控管，Google 笑傲江湖的日子似乎不遠矣！

一不留神岔了題，我要說的是，將非公開資料夾裡的文件拖到公開資料夾裡，這份文件原則上會受到公開資料夾設定的影響，成為一筆公開的文件，建議特別注意這一點，留意要tag的資料夾是否已設定了公開分享，以免發生意外。基本上，拖到公開資料夾的這一個動作，即具有公開文件的意思，但也許有人只是想增加一個tag而已，如果不想公開的話，就應該再針對這筆文件，關掉它的分享設定。

notes

¹ 所謂的「任何人」，就是不需登入 Google 帳戶的路人甲。