2011/3/30

扁政府8年執政 3.6萬件公文失蹤
【聯合報╱記者李明賢／台北報導】
2011.03.30 03:01 am

總統府清查發現，民進黨八年執政期間，正副總統、正副祕書長未歸檔公文竟高達九成三，共三萬六千多件公文不知去向，府方痛批這是「濫權違法、非常惡質」，包括陳水扁、呂秀蓮、蘇貞昌等十七人難脫行政疏失，昨天已將本案移送監察院。

總統府官員說，公文依法歸檔，是從事公務者最基本的ABC，這也是便利事後監察、避免人謀不臧的重要保險，但民進黨執政竟有數萬公文不知去向，使得事後追究濫權、弊案的機制全遭破壞，非常惡質。

3個小秘書 2年公文普查大發現
【聯合報╱本報記者李明賢】

民進黨八年執政期間，總統府有三萬六千件公文不知去向，馬政府靠三位小秘書，花兩年公文大普查，在外收發室電腦編碼與檔案室資料逐一比對，最後才發現這個「大漏洞」。

政黨輪替後，馬政府隨即展開公文清查，但不少府內公文屬機密，外收發室雖有文號登錄，但來文主旨「密不錄由（不能寫明公文單位與內容）」，追查十分困難；直到特偵組查扣扁案四十多箱公文，府方加快清查腳步。

一般公文從收文到處理完成，約需一周，速件則是三天。結案必須送到二局檔案室歸檔，若外收發室有文號，檔案室卻沒有實體公文，就屬公文佚失。這次靠三位秘書在二○○九年完成初查、去年複查，終於搞定公文清查。

知情人士透露，外收發室有電腦編碼，透過電腦程式，原可以快速清查，但「密不錄由」公文多，只能靠人工慢慢比對，才會花兩年時間完成，一切務求資料詳盡、降低誤差。

然而，數據背後仍有盲點，例如負責政黨交接的詹春柏就說，扁朝許多公文根本是直接交付，沒有文號可查，他感嘆「（政權交接）根本就是憑良心辦事！」

整個事情的關鍵，就在於兩個字：「如須」。

依據文書處理手冊的規定，政府機關外收發收到文件，先登錄在外收文簿，然後送總收文；總收文收到文件，對於普通文件，先做拆封，然後登錄案由，掛收文號，再分文給承辦單位。一旦公文掛上收文號，即進入公文管理系統，從承辦、陳核、發文、歸檔，一路都受到稽核，不管什麼公文，只要交承辦單位，絕不會丟掉，不可能失蹤。

But！就是這個But！總收文對於機密件或書明親啟字樣的文件，無權拆封，必須送到機關首長指定的機密件處理人員或收件人收拆，這時，公文無法登錄案由，也還沒有掛號。

機密件經過機關首長指定的處理人員拆封陳閱後，怎麼辦呢？文書手冊規定：「如須送總收文登錄掛號者，應在原封套加註『本件陳奉親拆』或『本件由○○○單位拆封』，以資識別。」這裡「如須」就是一個But！「如須」送總收文登錄掛號，一般就是交承辦單位簽辦，上面說過，只要交給承辦單位，就不可能失蹤。But！要是「如不須」送總收文登錄掛號，這件公文就不會進入公文管理系統，不會受到稽核，有沒有歸檔也不會有人知道，甚至因為沒有收文號，除非與他案併案，在公文管理系上根本無法歸檔。這個「如不須」在根本沒人管理的情形下，結果造成外收文與歸檔的巨大落差現象，也無從稽考這些「如不須」的事由為何，不見就是不見了，誰也不知道。這個問題不是只有今天才有，遠在兩蔣時代就是如此，李登輝時代也是如此，陳水扁時代如此，甚至現在恐怕也是如此。

所以，如果外收文或總收文對於那些直接往上送後來沒有再交辦下來的機密公文，仍不納入程序做明確的管理的話，這種機密公文「失蹤」的現象仍然無法避免，以今視古如此，未來視今也是如此，政府最該做的恐怕是好好的檢討目前的文書處理規定，否則，今天我為刀俎，明日為人魚肉，正所謂寃寃相報何時了，此恨綿綿無絕期，真正要解決問題，實在不應該這麼處理。