[Share Folders in Google ]報導:[Google 文件]新增分享的功能,讓使用者能夠將整個資料夾開放給任何人檢視,甚至編輯,成為一個共享的、公用的資料夾。只要透過公開資料夾的網址,任何人1都可以進來檢視,或者是編輯文件。
本來 Google 針對個別文件就可以設定與任何人共享(包括檢視、編輯),現在利用資料夾分享,進一步擴大文件分享的範圍。
與文件分享完全相同的設定方法,資料夾分享可以設定為:僅供檢視,或同時提供編輯,設定的同時即提供外連的網址。
資料夾分享設定值的效力,原則上及於資料夾裡所有的文件及子資料夾,也就是說,資料夾若是設定為開放給任何人都可編輯,裡面的所有的文件及子資料夾也會一併對外開放。但是,使用者可以針對個別的文件或子資料夾作不同的設定,甚至關掉分享。不過,由於管理界面對這些不同設定的圖示及訊息,並沒有很明確清楚的區別,所以建議不要將不同設定的文件全部放在同一個資料夾裡面,最好再區分公開、及不公開子資料夾兩種,將絕對不公開的文件單獨放在一個不公開的資料夾裡,以免發生意外。
完全公開的資料夾(檢視+編輯)裡面的文件及子資料夾可以作個別的限制。同樣的,限制公開的資料夾(僅能檢視)裡面的文件及子資料夾也可以作個別的限制,或者完全公開。
Google 用資料夾取代原先的 tag ,一筆文件可以用拖曳的方法(不是移動、move)分存在數個資料夾裡,所謂的「分存」,文件仍是一筆,但同時顯示在數個資料夾裡。所以Google 的資料夾和XP等作業系統裡的檔案目錄不同,Google 的資料夾其實仍是 tag ,而且是具有結構層次的tag。Google 發明這種資料夾,顯然是為了讓傳統電腦使用者很容易的接受Google 文件作業系統,而且也保留tag 的優點,讓習慣使用tag的使用者繼續tag,再加上網路即時分享的強大功能,以及版本權限控管,Google 笑傲江湖的日子似乎不遠矣!
一不留神岔了題,我要說的是,將非公開資料夾裡的文件拖到公開資料夾裡,這份文件原則上會受到公開資料夾設定的影響,成為一筆公開的文件,建議特別注意這一點,留意要tag的資料夾是否已設定了公開分享,以免發生意外。基本上,拖到公開資料夾的這一個動作,即具有公開文件的意思,但也許有人只是想增加一個tag而已,如果不想公開的話,就應該再針對這筆文件,關掉它的分享設定。
notes
1 所謂的「任何人」,就是不需登入 Google 帳戶的路人甲。